[Chronique] 5 conseils pour Manager à distance

Le 20 Avr 2020

J’échangeais cette semaine avec une dirigeante sur les nouveaux challenges que nous impose cette période de confinement. « Le Management à distance, voilà un autre sacré challenge auquel je n’étais pas forcément préparée…», me confiait-elle. Si certaines fonctions connaissent cette configuration depuis longtemps (je pense notamment à certaines équipes commerciales), je prends le pari que nombreux sont ceux qui se questionnent sur la façon de gérer une équipe quand tous ses membres sont cloîtrés chez eux.

Je me propose de partager ici 5 conseils pour Manager à distance.

Bien sûr, ils pourraient y en avoir bien d’autres. Je vous invite donc à poster vos commentaires et compléter ce début de listes avec vos propres expériences et bonnes pratiques. De quoi alimenter notre communauté et nous serrer les coudes 😉

1/ Accompagnez vos collaborateurs en étant très attentif à leur degré d’autonomie.

Ce conseil, qui vaut également lorsqu’on se croise chaque jour, me semble encore plus important dans un contexte de télétravail. Posez vos attentes et exigences de façon précise et explicite avec chaque membre de votre équipe. Adaptez ces « contrats » au degré de compétence ET de motivation de chacun. Attention toutefois à ne laisser personne de côté sous prétexte qu’il ou elle est parfaitement autonome. Vous risqueriez de participer sans le vouloir à un sentiment de solitude et d’exclusion.

Utilisez le mail pour transmettre de l’information et pour tout le reste privilégiez la communication orale : cela vous permettra de vérifier la compréhension et l’alignement de votre collaborateur en utilisant notamment la reformulation. Pensez également à avoir une attention particulière à la contextualisation et à la finalité de vos demandes : cela permettra à vos coéquipiers d’accéder à un niveau d’appropriation et d’autonomie plus élevé.

Enfin, interrogez régulièrement leurs besoins (au plan des ressources, des compétences, etc.) et leurs éventuelles craintes pour vous inscrire en soutien de leurs possibles difficultés.

Bref, si vous devrez renoncer à un Management « Command and Control », lutter contre votre éventuelle tendance au « micro-management », et expérimenter un certain lâcher prise compte tenu de la distanciation, gardez néanmoins un niveau d’exigence élevé sur les attendus du poste pendant la période.

2/ Prenez contact individuellement avec chaque membre de votre équipe, « densifiez » la fréquence de vos points habituels.

Vous aviez l’habitude de voir Julien en point individuel une fois par semaine ? Proposez-lui une visioconférence 2 fois par semaine. Vous pourrez ainsi partiellement compenser tous les points d’ajustement informels que vous aviez l’habitude d’avoir à la machine à café ou dans la queue du self. Ce sera également l’occasion pour vous d’aller interroger le vécu, les ressentis, les émotions, bref toutes ces informations cruciales que vous parvenez très bien à capter lorsque vous êtes en face de votre collaborateur et à côté desquelles vous risquez de passer si vous ne les interrogez pas explicitement. N’oubliez pas que 55% de notre communication est non verbale : ces micro signaux que notre corps et notre visage envoient sont quasi impossibles à capter derrière l’écran d’un ordinateur. Vous devez donc redoubler de vigilance et d’attention pour exercer un Management pleinement empathique.

3/ Continuer à animer des temps collectifs.

Les Visio à 6, 7, 8… personnes ne sont pas un exercice facile, et néanmoins il est crucial de maintenir le sentiment d’appartenance à l’équipe et d’entretenir un peu de « vivre ensemble ».  Cela vous permettra également d’aligner votre communication et de continuer à pratiquer un Management participatif et collaboratif. Pour que ces points soient bien vécus, soyez garant d’un certain cadre. Par exemple sur l’horaire de démarrage. Rien de plus pénible que d’être à l’heure et d’attendre pendant 15 mn que Gérard rejoigne la Visio. Proposez également des processus d’animation spécifiques pour canaliser les prises de parole tout en permettant à chacun de s’exprimer. Par exemple, un « tour de table » à tour de rôle de 2 minutes chacun, pour s’exprimer sur une question.

4/ Restez très en lien avec votre environnement

La vocation de toute équipe est de se mettre au service de son environnement.  Restez très en lien avec votre environnement (vos clients externes et internes, vos pairs, vos fournisseurs, etc…) afin de vérifier avec chacun d’entre eux si leurs besoins et attentes vis-à-vis de votre service ont pu évoluer compte tenu du contexte et de leurs propres enjeux. Apprenez à être flexible et à faire différemment de d’habitude pour répondre au mieux à leurs contraintes. Faites comprendre à votre équipe ce qui est attendu de vous en tant que collectif et portez-en le sens.

5/ Garantissez à votre équipe un droit à la déconnexion

Lorsqu’on travaille depuis chez soi, les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle deviennent floues et poreuses. On peut être amené à ressentir une certaine culpabilité à être chez soi. Certains cherchent à démontrer qu’ils restent ultra-engagés et ont du mal à couper. Garantissez à votre équipe un droit à la déconnexion. Aidez vos collaborateurs à souffler en coupant toute activité le soir à heure fixe et le week-end. Soyez vous-même exemplaire et renoncez à leur envoyer des messages le dimanche soir. Attention enfin aux groupes constitués sur les réseaux sociaux (Whats App…), qui, s’ils nous permettent indéniablement de rester en lien, nous alimentent en permanence d’informations liées à notre travail, week-end compris. Ce conseil vaut également pour vous, Managers. Préservez-vous et évitez d’être en lien non-stop avec votre environnement professionnel. Car au final, le télétravail ne doit-il pas nous permettre à tous d’accéder à de meilleurs équilibres entre sphère privée et professionnelle ?

Pauline GOUJON Coach professionnelle certifiée