Bien gérer son temps est déterminant pour un manager. En effet lorsqu’on accède à un poste de management, il ne s’agit plus seulement d’accomplir une mission et des taches. Il est désormais nécessaire de consacrer du temps à son équipe pour la guider, développer ses compétences, communiquer, fluidifier les modes de fonctionnement et animer le collectif. De plus, les sollicitations de l’environnement sont plus nombreuses et on a vite fait de se laisser « avaler » par les demandes extérieures. Il est alors nécessaire de bien s’organiser pour garder la maîtrise de son agenda et de son temps.
Par quoi passe une bonne gestion du temps ?
En premier lieu, il convient de bien identifier la raison d’être de votre service, les missions qui y sont rattachées et de répartir clairement les activités entre les membres de l’équipe.
Ensuite, il est important de structurer votre planning en identifiant les temps de management (points quotidiens, points individuels, réunions hebdomadaire et/ou mensuelles avec votre équipe…), les plages consacrées à la réalisation de vos propres tâches et missions, et les moments où vous devez vous connecter à votre environnement (réunions internes, rendez-vous clients, rencontres fournisseurs, etc.)
Enfin, prenez le temps de prendre du recul sur vos « voleurs de temps » internes : ces automatismes et petites voix auxquelles vous cédez alors que vous savez pertinamment qu’ils vous empêchent d’avancer vers vos objectifs.
Quelques exemples ? Accepter systématiquement les interruptions de la part des collègues alors que vous est déjà « sous l’eau ». Vous laisser distraire par des activités faciles ou divertissantes alors qu’un dossier stratégique vous attend. Perdre du temps à aller très en profondeur dans une analyse et étudier les moindres détails là où une vision globale suffirait… Eh oui, une bonne gestion de son temps passe aussi par un travail sur soi !
Bien gérer son temps avec la matrice d’Eisenhower
D’après une récente étude, 86% des français souhaiterait vivre plus d’efficacité au travail. Mais comment faire pour gagner en productivité ou mieux pour gagner du temps ? Il existe bien sûr de nombreux outils, méthodes et pratiques pour mieux gérer son temps. Chacun pourra alors construire sa stratégie en fonction de sa personnalité et des contraintes de son environnement.
Un outil de priorisation nous semble absolument incontournable. Il s’agit de la Matrice d’Eisenhower, du même nom que ce général Américain qui a organisé le débarquement sur les côtes Normandes pendant la seconde guerre mondiale.
Cet procédé, simple d’utilisation, permet de clarifier nos priorités en fonction de deux critères :
- L’importance : est-ce que cette tache est en lien avec mes objectifs ? C’est la logique de la boussole. Il s’agit de maintenir le cap
- L’urgence : Pour quand cette tache doit-elle être réalisée? C’est la logique de la montre.
À partir de là, 4 catégories apparaissent:
1- Les taches non urgentes, non importantes
C’est le cas le plus simple : pas de temps à perdre ici, on passe à autre chose !
2- Les taches urgentes ET importantes
Là aussi, un cas facile à traiter. Il n’y a pas beaucoup d’options : Go ! On s’y attelle vite en espérant que le manque de temps n’altérera pas la qualité de notre travail. Dans cette situation, il nous arrive bien souvent de nous reprocher de ne pas avoir plus anticipé. Ce qui nous amène au troisième cas de figure…
3- Les taches importantes, non urgentes
Pour ne pas se retrouver au pied du mur, comme dans la situation précédente, ces taches doivent absolument être anticipées et planifiées dans nos agendas longtemps à l’avance. Et pas question d’en faire une variable d’ajustement pour traiter les urgences. Ces temps doivent à tout prix être protégés pour assurer un travail de qualité. C’est la tenue de nos objectifs qui en dépend.
4- Les taches urgentes, non importantes
Cette catégorie est sans aucun doute la plus « vicieuse » et la plus difficile à gérer.
Il peut s’agir de traiter en urgence des petites taches opérationnelles sans grand enjeu. Avez-vous un moyen de les déléguer pour pouvoir vous recentrer sur vos propres enjeux ?
Il peut également s’agir d’une demande urgente qui correspond à « l’important » d’un collègue, mais qui n’est pas en lien avec votre « important » à vous. Auquel cas n’hésitez pas à questionner le degré d’urgence et à négocier un délai. Parfois, il vous faudra aussi apprendre à dire non…
La gestion du temps est déterminante pour bien vivre notre quotidien. Si vous souhaitez aller plus loin sur cette question et trouver des stratégies pour alléger votre charge mentale, n’hésitez pas à nous solliciter !
Photo de Susan Wilkinson sur Unsplash
